Toplantı ve Sunum Teknikleri

 
Bu kitapta önce büyük ve küçük ölçekli toplantılar tanıtılıp, özellikle kurumiçi toplantıların nasıl planlanacağı, toplantılarda nasıl davranılacağı ve böylesi toplantıların yönetiminde nelere dikkat edilmesi gereken kuralla ele alınmıştır. Ayrıca sunumların hazırlanmasından verilişine kadar yapılması gerekenler de ele alınmaktadır.

Teknik, sosyal, siyasal içerikli, bilimsel çeşitli alanlarda yönetim, iş, bilgi paylaşım, eğitim gibi amaçlarla bir grup insan bir araya gelerek toplantılar yapmaktadır. Takım çalışması ve proje tabanlı örgütlenmelerin organizasyonların çoğaldığı günümüzde toplantıların önemi ve kullanımı artmıştır. Öyle ki günümüzün modern iş yaşamının önemli bir bölümünü toplantılar oluşturmaya başlamıştır. Yararlı olduğu kadar pahalı bir iletişim ve yönetim aracı olan toplantı, katılımcı sayısının ve sürenin artmasına bağlı olarak, zaman ve işgücü bakımından daha da pahalı hale gelebilir.

Kurum, kuruluş ya da işletmelerin gelecek için önemli kararlar almaları, insanların yaptıkları çalışmaların değerlendirilmesi, gerek yönetim gerekse yürütme ile ilgili çeşitli konularda verim artırımı ve sorun çözümüne yönelik bilgi ve görüş alışverişinde bulunulması toplantılarla sağlanmaktadır. Büyük işletmelerde olmazsa olmaz araçlardan biri olan toplantılar, iyi kullanılmadıkları takdirde, katılımcılar ve yöneticiler için önemli miktarda zaman ve emek kaybına neden olur. Toplantı kültürü diyebileceğimiz evrensel kurallar bütünlüğü içinde, farklı görüşlerin tartışıldığı toplantılarda, uzlaşma, toplantılar için hem en önemli amaç, hem de elde edilebilecek en değerli sonuçtur.

Toplantılar, her düzeydeki çalışanların katılımıyla yapılabilirler. Örgüt yapısı içinde yükseldikçe toplantılarda geçen zaman da artar. Bu kişilerin sahip oldukları en değerli ve geri alınamaz varlığın, yani zamanın önemli bir bölümü toplantılarda geçer. İyi planlanmamış, iyi hazırlanılmamış, iyi yönetilmeyen toplantılar, insanlar için bu en değerli kaynağın boşa harcanmasına neden olabilir.

Toplantılardan arzu edilen verimin alınabilmesi için, yeterince önceden hazırlık yapılması, kişilerin zamanında bir araya getirilmesi, fikir üretilmesinin ve hızlı karar alınmasının sağlanması, belirli kurallar içinde kalarak disiplinli bir yönetimin gerçekleştirilmesi şarttır.

Toplantıya katılmak kadar bir fikri savunmak, düşünceleri en iyi şekilde karşı gruba aktarmak da önemlidir. Günümüzde bu aktarımın en etkili yolu, başarılı bir sunumdan geçer. Etkili konuşma yanında görsel malzemelerin kullanımı ile gerçekleştirilen sunum, hem konuşmacıya rahatlık sağlar, hem de izleyenlere. Üzerinde konuşulacak konu hakkında sunu hazırlamak, bilgileri bu şekilde paylaşmak, artık herkes için yararlı ve ortak bir anlayış haline gelmiştir. Bu önemli aracın kullanımına ilköğretim de bile yer verilmektedir. Artık öğretmenler ilköğretimin ilk yıllarında çocuklara sunu hazırlama şeklinde ödevler vermekte, çalışma konularının sınıfta sunum yaparak anlatılmasını istemektedirler.

Biz bu kitabımızda, büyük ve küçük ölçekli toplantıları tanıtıp, özellikle kurum içi toplantıların nasıl planlanacağını, toplantılarda nasıl davranılacağını, bu toplantıların yönetiminde nelere dikkat edileceğini anlatacağız. Toplantıların vazgeçilmezi haline gelen sunumların hazırlanmasından verilişine kadar yapılması gerekenleri de ele alacağız. Toplantılarda yapılmaması gerekenlere de dikkat çekeceğiz.